Hallo René,
da ich jetzt zum dritten Mal als Aussteller dabei bin (im Vergleich mit Chris 18mal allerdings noch fast Frischling), kann ich Dir die gewünschten Infos geben.
Auf der Homepage der Bonsai Association Belgium / The Trophy gibt es oben im Menü eine Schaltfläche "Tickets & Registration", darüber kam man zu "Register your Trees". Das ist jetzt natürlich nicht mehr möglich. Aber während der Anmeldezeit konnte man dort online die Daten der jeweiligen Bäume und Displays eingeben, Foto dazu hochladen und abschicken.
Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wurden dann die angemeldeten Bäume von der BAB und Danny gesichtet und ausgewählt, dann bekam man per Mail Bescheid.
In der Mail steht eine Nummer, die der Baum bzw. das Display zugeteilt bekommen hat und man muss das Dokument auch zum Einchecken des Baums mitbringen.
Es sind viele Infos drin, alles auf Englisch, da steht dann auch dabei, dass die Bäume sauber und ordentlich, ohne Unkraut und in sauberen Schalen etc. gebracht werden müssen. Sie können abgelehnt werden, wenn sie nicht entsprechend vorbereitet sind.
Freitag, den 28.2. zwischen 10 und 20 Uhr müssen die Bäume angeliefert werden. Zuerst muss man sie einchecken, man bekommt ein Trophy Wochenendticket in Form eines Armbands und kriegt einen Platz in der Ausstellung zugewiesen, wo man seine Präsentation nach dem Fotografieren aufstellen darf. Also geht es dann erst zu einem der beiden Fotostudios. Eins ist für die großen Bäume, das andere für Shohin, Suiseki, Schalen etc. Da gibt es manchmal Warteschlagen und es kann auch ziemlich kalt sein, weil die Tore der Hallen offen stehen, während die Ausstellung und Händlerstände aufgebaut werden. Die BAB versorgt einen dann sehr nett mit Suppe, Kaffee etc.
Sobald die Bäume / Displays aufgestellt sind, heißt es, bei den aufbauenden Händlern herumlungern und schauen, was so aus ihren Rollcontainern und Kisten auf die Tische kommt...
Übrigens kostet es nichts, bei der Trophy auszustellen. Beim BCD zahlt man ja immer einen kleinen Obulus als Beitrag für die Versicherung der Ausstellung (völlig fair) und in Japan ist die Teilnahme an der Kokufu-ten richtig teuer...
Abbauen darf man erst Sonntag ab 18 Uhr (oder wenn schon etwas vorher kein Mensch mehr da ist, kann der Startschuss auch ein klein bisschen eher fallen). Beim Rausgehen muss man das Dokument auch wieder vorzeigen und prüfen lassen, dass man auch nur mit seinem eigenen Kram wieder abreist.
Liebe Grüße,
Heike
RESPEKT!!! 
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